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Anwender, die ihre E-Mail thematisch in Ordner sortieren, verschwenden produktiv nutzbare Zeit. Das geht aus einer Untersuchung von IBM Research hervor. In der Regel - so ihre Erkenntnis - ist es viel effektiver, sich auf die Suchfunktion des E-Mail-Clients zu verlassen.

Bei einer Beobachtung des Nutzungsverhaltens mehrerer hundert Nutzer zeigte sich, dass eine relevante E-Mail über die Suche im Durchschnitt binnen 17 Sekunden gefunden wurde. Wer sich durch seine Ordner-Struktur hangelte, benötigte hingegen durchschnittlich 58 Sekunden, um die gewünschte Nachricht wiederzufinden.

Die Wahrscheinlichkeit, die gewünschte E-Mail überhaupt wiederzufinden unterschied sich nicht. "Personen, die sich eine komplexe Ordnerstruktur anlegen, setzen auf eine leichtere Wiederauffindbarkeit, aber dieses vorausschauende Verhalten ist letztlich nicht effizient und steigert die Erfolgsrate nicht", so das Fazit der Untersuchung.


Angesichts des teilweise sehr hohen E-Mail-Aufkommens in Büros arbeiten gerade Ordnungsfanatiker deutlich weniger produktiv, hieß es. Einige Nutzer verbringen letztlich bis zu 20 Minuten ihres Arbeitstages damit, elektronische Nachrichten fein säuberlich in passenden Ordnern zu verwalten, ohne, dass dies letztlich sinnvoll ist. Rechnet man dies auf die verschwendete Zeit vieler Beschäftigter in großen Unternehmen hoch, ergibt sich eine große Verschwendung von Ressourcen für eine Firma.

Die Autoren der Studie gaben daher die Empfehlung, den Beschäftigten möglichst mit auf den Weg zu geben, dass sie statt Ordnern lieber automatisierte Filter und die Suchfunktion einsetzen sollten. Als gewinnbringenden Faktor bezeichneten die Forscher auch Funktionen wie die Möglichkeit, E-Mails mit farbigen Labels zu versehen und einzelne Konversationen in einem Gesprächsfaden zusammenzufassen. Gerade letzteres erleichtert die Arbeit ungemein, wenn Arbeitsgruppen sich per E-Mail länger über ein bestimmtes Thema austauschen.

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